Prosjekt-42 – Helhetlig virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling
Prosjekt-42 var Enovas program for helhetlig virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling. Prosjektet har vært en viktig forutsetning for den digitale transformasjonen i Enova, og muliggjort nødvendige endringer for at Enova skal kunne levere effektivt på framtidige oppdrag.
Bakgrunnen for Prosjekt-42
I 2015 ble det igangsatt et forprosjekt for Prosjekt-42 - helhetlig virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling. De økonomiske rammene for Prosjekt-42 ble konkretisert i oppdragsbrevet til Enova SF i 2017. Total budsjettramme var 45 millioner kroner, og det ble forutsatt at deler av budsjettet skulle hentes fra selskapets frie egenkapital.
Endringer og utvidelser av prosjektet fra oppstart og frem til avslutning i 2023, har gitt totale prosjektkostnader på 53,2 millioner kroner.
Endringer ut over opprinnelig budsjett er i sin helhet tatt fra selskapets frie egenkapital.
Se tabell 2.5.1 nedenfor for prosjektregnskap.
| Tilskudd | 26 000 000 |
| Egenkapital | 27 224 000 |
| Sum inntekt | 53 224 000 |
| Prosjektledelse o.a. ekstern bistand | 3 158 000 |
| Nytt ERP-system | 10 607 000 |
| Digital forretningsplattform | 33 905 000 |
| Virksomhetsarkitektur organisering og prosesser | 3 007 000 |
| IT-løsning kundereise | 1 641 000 |
| Innsikt - samle og visualisere data | 906 000 |
| Sum prosjektkostnader | 53 224 000 |
Tabell 2.5.1: Tabellen viser Prosjekt-42 sitt regnskap, i kroner.
De viktigste leveransene
Prosjekt-42 er gjennomført i fire faser med tilhørende delprosjekter. De viktigste leveransene har vært:
- en vesentlig effektivisering og automatisering av våre kjerneprosesser
- ny kompetanse- og IT-strategi
- nye løsninger for intern og ekstern samhandling
- deling av data
- en helhetlig virksomhetsarkitektur
- og en ny digital forretningsplattform.
Med så mange og betydelige delprosjekter har organisasjonen jobbet helhetlig og kontinuerlig med å utvikle kulturen, og måten vi utfører arbeidet på.
Prosessmetodikk og internkontroll har derfor vært et gjennomgående fokus i hele prosjektperioden.
Gevinster innen flere områder
Ved ferdigstillelse og overlevering av prosjektet ser vi gevinster innen flere områder. I tillegg til betydelige effektiviseringsgevinster, kan vi også dokumentere en rekke kvalitetsgevinster.
Eksempler på sistnevnte er:
- frigjort tid til mer verdiskapende oppgaver gjennom økt grad av automatisering
- større grad av effektivitet, kvalitet og innovasjon gjennom prosessorientering
- og forbedret oversikt og styring gjennom bedre og utvidet tilgang på interne data.
Til slutt har Prosjekt-42 også gitt gevinster for øvrige aktører som søkere av tilskudd, markedet generelt og ulike interessenter.
Økt bruk av oppslag mot digitale registre og større grad av gjenbruk av kundeinformasjon i søknadsprosessen har gitt en lettere, raskere og mer sikker søknads -og utbetalingsprosess.
Dette har skjedd gjennom mer brukervennlige systemer, automatiserte kontroller og digitalisering av manuelle arbeidsoppgaver.
Analyse og involvering
Vår vurdering er at de viktigste kriteriene for at Prosjekt-42 har blitt en suksess, var den grundige analysen av nå-situasjonen og en tydelig prioritering om å utvikle arbeidsprosesser, kompetanse, organisering og helhetlig IT-arkitektur før vi gikk til anskaffelse av systemløsninger.
Samtidig har vi vært opptatt av å lære og justere underveis.
Dette har krevd en tett involvering, forståelse og eierskap i organisasjonen. Selv om prosjektet tok lengre tid enn vi først planla, så er vår erfaring at den ekstra tiden vi benyttet til gode analyser og involvering, selve nøkkelen til at vi lyktes med prosjektet.
Datadreven virksomhet
Fremover vil det fundamentet som Prosjekt-42 har gitt oss både organisatorisk og teknisk, være en sentral del av vår digitale transformasjon.
Prosjektet har lagt til rette for at Enova kan bli en datadrevet virksomhet. I større og større grad, vil vi basere våre beslutninger og anbefalinger på data, og tilgjengeliggjøre data for andre.
